Har du fått varsel om tilsyn?
Lurer du på hva du skal gjøre hvis du har fått varsel om tilsyn? Her finner du noen enkle tips til hvordan du skal forholde deg når DiBK eller kommunen har varslet besøk.
Mange av Rørentreprenørene Norges medlemsbedrifter har i det siste fått varsel om tilsyn, enten fra DIBK eller kommunen. Varsel om tilsyn kommer som regel minimum to til tre uker på forhånd, og tilsynet består enten av fysisk besøk hos bedriften, eller ved at man blir bedt om å sende inn aktuell dokumentasjon for et gitt prosjekt. Nedenfor har vi satt opp noen punkter som er viktige å huske på når du har fått varslet tilsyn.
Les nøye gjennom brevet fra myndighetene
Det er viktig at du leser nøye igjennom brevet du har mottatt og orienter deg om hva de ønsker opplysninger om og hva de ønsker å få dokumentert. Vær spesielt oppmerksom på å notere dato og frister for innsending av dokumentasjon.
Dokumentasjon av kvalitetssikringsrutiner for funksjonene SØK, PRO og UTF
Bedriften vil bli bedt om å dokumentere kvalitetssikringsrutiner for hvordan de ivaretar sine plikter og oppgaver som ansvarlig søker-, prosjekterende eller utførende.
Myndighetene har spesielt fokus på hvordan bedriften sikrer at oppgavene er kvalitetssikret i henhold til forskriftene. Her vil man bli bedt om å få tilsendt dokumentasjon på utført kvalitetssikring for eksempel kopi av utfylte sjekklister eller tilsvarende.
Vi anbefaler at bedriften sender inn aktuelle rutiner for ivaretakelse av aktuell funksjon (SØK, PRO, UTF).
For å verifisere at foretaket følger normer og regler i tekniske forskrifter, NS, Rørhåndboka med mere anbefaler vi at kontrollplaner for aktuelt fagområde og funksjon benyttes som overordnet plan ved bruk av sjekklistene.
Kvalitetssikringsrutiner for oppdatering og opplæring av kunnskaper i PBL
Her må bedriften synliggjøre rutine for oppdatering av styringssystemet (KS), noe som vanligvis gjøres en gang i året. For å dokumentere at ansatte har gjennomgått opplæring i aktuelt regelverk, kan en enkel opplæringsplan benyttes som dokumentasjon. Internmøter med tema om aktuelle forskrifter, Norske Standarder, m.m. i tillegg til synliggjøring av at foretakets ansatte benytter.
Rørhåndboka er også en fordel å dokumentere.
Kvalitetssikringsrutine for komplett avviksbehandling
Her må bedriften synliggjøre rutine for hvordan avviksbehandling gjennomføres. Utfylte avviksskjemaer, rapporter og eventuelt logger fra minst to ulike tiltak må også dokumenteres.
Rutiner for å styre andre foretak som foretaket knytter til seg
Dersom bedriften kjøper tjenester hos underentreprenør eller rådgiver (prosjektering) skal rutine fremlegges.