Varsel om tilsyn kommer som regel minimum to–tre uker på forhånd og tilsynet består enten av fysisk besøk i foretaket eller at man blir bedt om å sende inn aktuell dokumentasjon for et gitt prosjekt. Nedenfor har vi satt opp hvilken dokumentasjon som kan være aktuell og hva foretaket må ha tilpasset i forhold til prosjekter (tiltak). Merk deg at krav til kvalitetssikring gjelder både ved "sentral godkjenning for ansvarsrett" og ved "erklæring om ansvarsrett" for søknadspliktige tiltak.
- Les nøye gjennom brevet fra myndighetene og orienter deg om hva de ønsker opplysninger om og hva de ønsker å få dokumentert. Vær spesielt oppmerksom på å notere dato og frister for innsending av dokumentasjon.
- Dokumentasjon av kvalitetssikringsrutiner for funksjonene SØK, PRO og UTF. Foretaket blir bedt om å dokumentere kvalitetssikringsrutiner for hvordan det ivaretar sine plikter og oppgaver som ansvarlig søker-, prosjekterende eller utførende. Myndighetene har spesielt fokus på hvordan foretaket sikret at oppgavene er kvalitetssikret i henhold til forskriftene. Her ber man om å få tilsendt dokumentasjon på utført kvalitetssikring for eksempel kopi av utfylte sjekklister eller tilsvarende. Her anbefaler vi at foretaket sender inn aktuelle rutiner for ivaretakelse av aktuell funksjon (SØK, PRO, UTF). For å verifisere at foretaket følger normer og regler i tekniske forskrifter, NS, Rørhåndboka med mere anbefaler vi at kontrollplaner for aktuelt fagområde og funksjon benyttes som overordnet plan ved bruk av sjekklistene. Her skal foretaket forevise aktuelle rutiner og dokumentere aktuelle sjekklister fra prosjekter.
- Kvalitetssikringsrutiner for oppdatering og opplæring av kunnskaper i PBL. Her må foretaket synliggjøre rutine for oppdatering av styringssystemet (KS), noe som i regelen gjøres en gang i året. For å dokumentere at ansatte har gjennomgått opplæring i aktuelt regelverk kan en enkel opplæringsplan benyttes som dokumentasjon. Internmøter med tema om aktuelle forskrifter, Norske Standarder, mm i tillegg til synliggjøring av at foretakets ansatte benytter Rørhåndboka er også en fordel å dokumentere. Rørhåndboka oppdateres hvert år og er bransjens kanskje nyttigste oppslagsverk?
- Kvalitetssikringsrutine for komplett avviksbehandling. Her må også foretaket synliggjøre rutine for hvordan avviksbehandling gjennomføres. Her må foretaket også dokumentere utfylte avviksskjemaer, rapporter og eventuelt logger fra minst to ulike tiltak.
- Rutiner og sjekkliste vurdering av andre foretak som foretaket knytter til seg. Dersom foretaket kjøper tjenester hos en annen underentreprenør (UE) eller underkonsulent (UK) skal rutine og sjekkliste for vurdering av disse forefinnes.
- Organisering i foretaket – opplæring og oppdatering av ansattes kunnskaper. Foretaket skal også dokumentere hvordan det er organisert, for eksempel ved synliggjøring av organisasjonskart og oversikt over ansattes kompetanse. Det skal også dokumenteres hvordan foretaket ivaretar og oppdaterer ansattes kompetanse, for eksempel ved endret regelverk.
Kravene ovenfor er hjemlet i plan- og bygningsloven (PBL) og saksbehandlingsforskriften (SAK10). Foretaket erklærer at ovennevnte er på plass ved "søknad om sentral godkjenning for ansvarsrett" og/eller ved "erklæring om ansvarsrett".
Bemerk:
All nødvendig dokumentasjon som beskrevet ovenfor er tilgjengelig i Rørentreprenørene Norges KS system (rørWeb) og må være i bruk og implementert i foretaket. Hvis foretaket benytter annet styringssystem må det sørges for at ovennevnte rutiner og dokumentasjon er på plass.
Ta gjerne kontakt med Oddgeir Tobiassen eller Martin Andersen i god tid før tilsynsmøte for ytterlige tips og råd.
