Arbeidsgivers ansvar

Arbeidsgivers ansvar for det organiserte verne- og miljøarbeidet i virksomheten.

HMS - hva er arbeidsgivers ansvar?

Bedriften har ansvar for at det er godt arbeidsmiljø i foretaket. Arbeidsmiljø handler om å redusere risiko for farer og ulykker og aktivt å rette søkelyset mot de positive og helsefremmende faktorene i arbeidsmiljøet.

I flere ulike lover er det regler om at produksjon, produkter og tjenester skal oppfylle forskjellige sikkerhets- og kvalitetsbetingelser. Det stilles også krav til lokaler, verneinnretninger og tilrettelegging av arbeidet for å sikre ytre miljø og gi trygghet for dem som gjør jobben. En vanlig samlebetegnelse for dette området er HMS – Helse, Miljø og Sikkerhet.

Rutiner for HMS behøver ikke være særlig omfattende for bedrifter med liten risiko for brann, forurensning, arbeidsulykker og så videre. Men selve kravet til systematisk HMS-arbeid er det samme for alle virksomheter.

Den som leder virksomheten, har plikt til å sørge for at kravene som regelverket stiller til HMS, blir fulgt systematisk opp. Hensikten med systemet er å sikre at problemer oppdages og tas hånd om i tide. Internkontroll er kvalitetssikring. Oppfølgingen gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter.

HMS-forskriften kalles også internkontrollforskriften.

Skriftlig dokumentasjon

Bedriftens HMS-arbeid skal dokumenteres skriftlig. Det skal gå klart fram når og hvordan ulike forhold risikovurderes og kontrolleres, og hvordan dere skal forebygge, avdekke og rette opp feil. Det skal også være tydelig hvem som har ansvar for alle ledd i kartleggingsarbeidet, vurdering av risiko og gjennomføring av tiltak.

Det skal være skriftlige beskrivelser av:

hvilke mål virksomheten har for helse, miljø og sikkerhet.
hvordan virksomheten er organisert, blant annet fordeling av ansvar og oppgaver innenfor HMS.
hvordan kartlegging av risiko er gjennomført (brev, rapporter, måleresultater og lignende).
hva som skal gjøres, når og av hvem, for å fremme helse, miljø og sikkerhet (handlingsplan).
rutine for å håndtere feil og mangler.
hvordan HMS-rutinene gjennomgås for å sikre at de fungerer etter hensikten.

HMS-kort i bygg og anlegg

Alle som utfører arbeid på bygge- og anleggsplasser, både norske og utenlandske arbeidstakere, skal ha HMS-kort. HMS-kortet skal vise hvilken virksomhet du jobber for, og hvem du er. HMS-kortet skal bidra til å skape bedre oversikt over aktørene på en bygge- og anleggsplass. Det er arbeidsgiver som skal sørge for at alle som utfører arbeid på bygge- og anleggsplasser har gyldig HMS-kort.

Se arbeidstilsynets hjemmesider for mer informasjon – www.arbeidstilsynet.no/hms

Personalhåndbok - hva må med?

1. Lover og forskrifter

En HMS-håndbok må alltid være oppdatert og basert på gjeldene regelverk.

Håndboken skal ikke bare si noe om reglene, men også om hvordan disse håndteres. Du skal kjenne til innholdet, og du skal ikke jobbe med andre typer jobber enn det du har fått opplæring i og hva du har kompetanse til.

2. Bedriftens HMS-mål og organisering av HMS-arbeidet

Bedriftens skal påse at HMS-mål og organisering av HMS-arbeidet er lett tilgjengelig som viser de ulike roller og ansvarsområder.

Daglig leder har hovedansvaret for hvordan de enkelte arbeidsoppgavene planlegges, organiseres og utføres. Daglig leder kan ikke fraskrive seg eller delegere vekk dette ansvaret.

3. Verneombud i bedriften

Alle bedrifter som omfattes av arbeidsmiljøloven skal ha verneombud, som velges for to år om gangen. Ved færre en 10 ansatte kan en avtale å ikke ha verneombud. Bedrifter med flere enn 50 medarbeidere skal ha et arbeidsmiljøutvalg.

4. Kartleggingsrutiner arbeidsmiljø

Alle skal ha det bra på jobben, men hvordan skal man kartlegge arbeidsmiljøet i en bedrift?

Det finnes metoder for å kartlegge farer og vurdere risiko. Karleggingen skal alltid tilpasses bedriften. På bedriftens kontor handler det mest om ergonomi, sitte riktig i stoler, kjenne til rømningsveier, hjertestartere, møteplasser ved brann. For de som jobber utenfor handler det mer om fysiske arbeidsforhold. Slitasje på utsatte områder, sikre gode arbeidsrutiner i høyden, grøfta eller i trange rom. Uansett arbeidsforhold, skal man kunne få hjelp fra bedriftshelsetjenesten. I tillegg bør ansvarlig følge med på sykefravær for å få indikasjon på arbeidsmiljøet.

5. Kritikkverdige forhold på jobben med varslingsskjema

Det finnes flere riktige fremgangsmåter for å varsle om kritikkverdige forhold. Den mest brukte måten er å varsle internt i virksomheten, som oftest til nærmeste leder. Det er også mulig å varsle gjennom tillitsvalgt, verneombud, en ekstern varslingsmottaker eller til offentlige myndigheter.

Arbeidstakers varslingsplikt:
Arbeidsmiljøloven § 2‐3
Verneombudets varslingsplikt
Arbeidsmiljølovens § 6‐2

Oppfordring:
Alle oppfordres til å varsle om kritikkverdige forhold.

Fremgangsmåte:
Varsling foretas normalt skriftlig og skal være forsvarlig.

Intern varsling:
Arbeidstaker eller innleid melder fra til nærmeste leder eller verneombud. Varslingen kan skje anonymt. Saken skal behandles av daglig leder eller en ledergruppe innen 7 dager. Det gis skriftlig tilbakemelding til varsleren og tiltak iverksettes.

Ekstern varsling:

Ansatte og innleide har rett til å varsle tilsynsmyndighetene, mediene eller andre. Varsling til tilsynsmyndighetene er alltid forsvarlig. Dersom det varsles til media eller andre, kan dette i enkelte tilfeller anses for å være uforsvarlig.

Definisjoner:

Varsling: En ansatt eller innleid melder fra om kritikkverdige forhold.
Kritikkverdige forhold: Brudd på lovverk, interne regler eller etiske retningslinjer er ikke kommunisert tydelig nok.

Eksempler på kritikkverdige forhold kan være

mobbing og trakassering
korrupsjon, økonomisk mislighold
brudd på taushetsplikt
diskriminering

Forsvarlig varsling:
Arbeidstaker og innleide har rett til å varsle. Varslingen skal være saklig begrunnet. Hovedregelen er at varsling foretas internt før man varsler eksternt. Det er ikke et absolutt krav at varslingen først skjer internt, men hvor varselet rettes kan ha betydning for vurderingen av om fremgangsmåten var forsvarlig.

Anonym varsling:
Varsler du anonymt, unngår du at arbeidsgiver får kjennskap til navnet ditt. Du må imidlertid være oppmerksom på at anonym varsling kan begrense arbeidsgivers mulighet til å følge opp eller avklare innholdet i varselet. Ofte kan arbeidsgiver ha behov for utfyllende opplysninger for å kunne følge opp varselet. Anonym varsling vil også begrense arbeidsgiver mulighet til å gi deg tilbakemelding om at varselet er fulgt opp og håndtert.

Hva slags tiltak skal settes i verk?
Loven sier ikke noe konkret om hva slags tiltak som skal settes i verk. Dette må tilpasses behovet og situasjonen i virksomheten.
Ansvar medvirkning Bedriften øverste leder er ansvarlig for oppfølging, men andre lederverv og tillitsvalgte/ verneombud skal trekkes inn i arbeidet med å vurdere behovet for tiltak og ved utarbeidelse og gjennomføring av konkrete tiltak. Eksempler på tiltak som kan fremme åpenhet og god kommunikasjon i virksomheten:

Møteplasser med tid og muligheter til å delta
Åpenhet rundt normer og verdier
Diskusjon om hvordan intern kritikk bør håndteres
Spørsmål knyttet til ytringsfrihet og varsling tas opp i møter, foredrag, intern avis eller lignende
Informasjon om varsling og regelverket
Dersom kritikkverdige forhold problematiseres eller avdekkes, må det fokuseres på saken og ikke på den som varsler
En ledelse som er tilstedeværende, tilretteleggende og aktiv, og som viser tydelig et ønske og en vilje til åpenhet
Medvirkende og aktiv vernetjeneste/ tillitsvalgte
Rutiner for intern varsling

For mer informasjon, se arbeidstilsynet.no

Dette bør du tenke på før du varsler! Virksomheten din skal ha rutiner for varsling. Bli kjent med rutinen og bruk den som utgangspunkt for varsling Prat med noen du stoler på før du varsler. Tillitsvalgte og verneombud kan være gode samtalepartnere. Søk veiledning hos Arbeidstilsynet dersom du ikke har andre å rådføre deg med. Vær oppmerksom på at arbeidsgiver har plikt til å belyse saken fra flere sider og kan komme med oppfølgingsspørsmål og motargumenter. Varsling kan være ensomt. Ikke gå med bekymringer alene, og sørg for at du har noen du kan snakke med.

Figur 1. Varsling - flytskjema. Ordinære kanaler.
Alt

Figur 2. Varslingsskjema vedr. kritikkverdig forhold i rørleggerforetaket.

6. Risiko og rutiner

Hvilke konkret risikoer har bedriften innenfor HMS? En HMS-håndbok bør ha med seg risikovurdering for den ansatte og få frem hva som er viktig å ha fokus på i bedriften.

HMS-håndboken skal kartlegge alle risikoer som den ansatte kan bli utsatt for. Disse skal nedfelles i egne rutiner som skal være kjent for de ansatte. Alle rutiner skal tilpasses etter hvilke arbeidsforhold den enkelte ansatte utfører.

Alle bedrifter må akseptere at det finnes noen risikoer, men det er de ikke-aksepterte risikoene det må jobbes med. Det må innføres risikoreduserende tiltak for å unngå skader, sykdom og fravær.

Det er viktig at alle ansatte kjenner rutinene i din håndbok innen HMS, og at disse jobbes med og tilpasses etter hvert som de utvikler seg.

7. Håndtering av avvik og varsling

For både ansatte og ledelse er det viktig å ha en forståelse for hvordan avvik og varsling av kritikkverdige forhold håndteres .

Alle personskader som oppstår i forbindelse med arbeid skal registreres av arbeidsgiver. Hele poenget er at avvikene ikke gjentar seg. Det er derfor viktig å registrere avvikene slit at man kan fatte vedtak for å forhindre gjentakene avvik. Bedriften har meldeplikt til Arbeidstilsynet når en arbeidstaker rammes av en arbeidsulykke. Det er et krav at bedriften har gode rutiner for å avdekke avvik og rette opp i disse.

8. Krisehåndtering

Ingen kriser eller konflikter er helt like. Hvordan håndteres disse og hvilke rutiner gjelder i din bedrift? Hva gjøres når, og hvem gjør hva? I din HMS-håndbok skal dette komme tydelig fram. Bedriften bør ha en plan for håndtering av kriser, slik at man er forberedt dersom de oppstår.

9. Revisjon og tilsyn

Hvordan følge opp HMS-arbeidet med interne revisjoner, gjennomgang og tilsyn? Det er svært viktig å ta et tilbakeblikk på det arbeidet som er utført for å se på hva som fungerer og hva som bør endres.

Det er også vanlig at det kommer tilsyn. Enten for å sjekke eller kvalifisere bedriften. Det kan være en kunde, et sertifiseringsbyrå eller Arbeidstilsynet. Da er det viktig at bedriften har dokumentasjon på hva som er gjort og hvilke planer som ligger i HMS-arbeidet.

HMS-håndboken skal oppdateres og gjennomgås ved behov og minst en gang i året.

10. Hvordan ansatte får opplæring i HMS

I HMS-håndboken til den ansatte det dokumenteres for rutiner for opplæring, og hvem som har ansvar for slik opplæring.

Bedriften skal ha oversikt og signatur fra samtlige medarbeidere for å dokumentere kompetanse, opplæring internt og ekstern, kurs, formell utdanning og evt. resertifiseringer.

Virksomhetens øverste leder er pålagt nødvendig opplæring i HMS. Les mer her og ta nettkurs.
https://rornorge.muniolms.com/no/shop/rornorge/product/55